在當今信息化社會，企業(yè)的發(fā)展離不開各種信息的記錄和傳遞。企業(yè)涉密檔案作為記錄企業(yè)商務(wù)活動全過程的重要載體，其管理工作直接關(guān)系到企業(yè)的信息安全和穩(wěn)步發(fā)展。本文將從檔案庫房管理、企業(yè)涉密檔案的科學(xué)管理、做好檔案的開放與保密工作等方面，探討如何做好企業(yè)涉密檔案的管理工作。
一、檔案庫房管理是涉密檔案保管工作的前提
檔案庫房的科學(xué)管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。首先，要加強庫房的硬件設(shè)備管理。檔案庫房應(yīng)按照國家規(guī)定單獨修建，庫房門必須是專用的防盜保險門，窗戶應(yīng)專門加固，庫房內(nèi)外要加裝監(jiān)控防盜報警裝置，以防盜竊。其次，要盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。最后，檔案庫指定專人負責(zé)管理，制定嚴格的庫房管理制度，從檔案庫內(nèi)外部得硬件保管條件上確保企業(yè)涉密檔案的安全。
二、加強企業(yè)涉密檔案的科學(xué)管理
企業(yè)涉密檔案與非涉密檔案分別管理。工作中的檔案應(yīng)做到分級工作，做好檔案密級的調(diào)整工作。要貫徹落實《保密法》以及國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《國家各級檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，嚴格劃分有密與費密的界限，確定那些檔案可以開放利用，那些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能利用。涉密檔案應(yīng)當單份盒裝保存，編制目錄卡片，建立涉密檔案文件統(tǒng)計臺賬和存放地點索引。
加強檔案借閱利用的管理。加強涉密檔案的借閱利用管理是保密工作中不可忽視的一個重要環(huán)節(jié)。企業(yè)涉密檔案的借閱利用應(yīng)嚴格按照規(guī)定手續(xù)辦理，必須認真履行登記、簽字手續(xù)，經(jīng)指定責(zé)任部門，責(zé)任原審批，任何人無權(quán)擅自借閱。涉密檔案在規(guī)定時間內(nèi)使用完畢后，還應(yīng)該及時核對、檢查發(fā)現(xiàn)失密問題，應(yīng)及時查明原因，進行匯報，補救。
進一步處理好檔案的開放與保密的關(guān)系。一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的實效和范圍，是錯誤的；反之無視涉密檔案的秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是不錯誤的。因此，在開放利用的同時，也要做好相應(yīng)的保密工作。在實際工作中應(yīng)注意到以下兩個方面：一是做好檔案的審查工作；二是做好檔案的解密工作。
三、強化管理人員職責(zé)
提高企業(yè)涉密檔案管理人員的素質(zhì)，強化涉密檔案管理人員職責(zé)是做好保密工作的有力保證。企業(yè)涉密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知蜜多、知密深的特點，為此，他們對保守企業(yè)秘密負有比一般員工更為重大的責(zé)任。
四、落實責(zé)任制
建立健全保密工作責(zé)任制度，將保密法制宣傳教育工作納入年度目標管理，做到與業(yè)務(wù)工作同步部署，同檢查、同考核。實行“三個組合：專項教育與平時教育相結(jié)合，保密工作與業(yè)務(wù)工作相結(jié)合，保密檢查與文書立卷歸檔相結(jié)合。作為一名管理檔案人員，在檔案利用過程中的保密工作應(yīng)認真做到凡屬上級下發(fā)的絕密文件、資料，未經(jīng)批準，不得擴大閱讀范圍。絕密文件的收發(fā)、傳遞，由機要秘書管理，專柜存放，未經(jīng)許可不得復(fù)印，摘抄。絕密文件閱讀后應(yīng)當時交回，沒經(jīng)過批準不得帶出閱讀室。不得將絕密文件事項告知他人。
五、對檔案人員素質(zhì)的要求
從事檔案管理的人員必須具備專業(yè)的檔案管理知識，還要熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)，要不斷的加強業(yè)務(wù)基本功的訓(xùn)練，包括熟悉掌握計算機應(yīng)用技能，加強保密安全知識學(xué)習(xí)掌握防竊密新概念。
六、做好涉密檔案的借閱監(jiān)督工作
企業(yè)涉密檔案監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)督。有條件的檔案室還可以加裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止偷撕、偷錄或涂改檔案；對某些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時提醒。在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用者的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。
總之，做好企業(yè)涉密檔案的管理工作是維護企業(yè)信息安全，保障企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的首要工作。要從檔案庫房管理、企業(yè)涉密檔案的科學(xué)管理、做好檔案的開放與保密工作等方面入手，切實加強涉密檔案的管理，為企業(yè)的發(fā)展提供有力的信息保障。
